Ihre Vorlage für Objectives and Key Results (OKR)

Klare Ziele sind wie ein Nordstern: Sie leiten Ihr Team und unterstützen es bei der Priorisierung und Durchführung von Aufgaben. Aber nur 26 % der Wissensarbeiter verstehen ganz genau, welchen Beitrag ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen leistet, und das ist ein Problem. Zu viele Teams legen Ziele in einem Tool fest, in dem sie nicht regelmäßig nachschauen, sodass die einst ehrgeizig gesetzten Ziele irgendwann Staub ansetzen. Wichtig ist ein Zielsetzungsrahmen, der sich genau dort befindet, wo die Arbeit lebt. Auf diese Weise vergessen Sie keine Ziele mehr, sondern arbeiten jeden Tag aktiv darauf zu. 

Und hier kommt die kostenlose Vorlage für OKRs ins Spiel:

Was ist eine OKR Vorlage? 

Eine OKR Vorlage (auf englisch “OKR template”) ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie Objectives and Key Results für Ihr Team festlegen können. OKRs sind für alle Unternehmensgrößen geeignet, wie etwa Startups, kleine Unternehmen oder große Unternehmen.

Wie formuliert man ein OKR?

Diese Zielsetzungsmethode eignet sich hervorragend dafür, messbare Ziele zu setzen und nachzuverfolgen, wobei folgende Formel verwendet wird:  

• Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis] messen

Anstatt in jedem Quartal wieder von vorne anzufangen, können Sie die OKR Vorlage einfach kopieren und Ihre Objectives and Key Results in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. 

Mit einer OKR Vorlage wird es Ihnen leichter fallen, Ihren Zielsetzungsprozess und damit auch den OKR-Zyklus zu standardisieren. Sie dient Ihnen jedes Mal, wenn Sie sich Ziele setzen, als Roadmap, damit Sie jedes Mal die gleichen Schritte befolgen und die gleichen Informationen dokumentieren können. Und wenn jeder im Team die gleiche Vorlage verwendet, können Sie sicher sein, dass jedes Teammitglied mit den richtigen Schritten Qualitätsziele erstellt.

Welche Vorteile hat eine digitale OKR Vorlage?

Wenn es um Ziele geht, ist die Ausführung alles. Ziele sollten nicht einfach gesetzt und danach wieder vergessen werden – stattdessen sollten Sie Ihre Fortschritte regelmäßig nachverfolgen und für das gesamte Team sichtbar machen. Und im Gegensatz zu statischen Dokumenten und Excel-Vorlagen gestaltet sich das Teilen und Nachverfolgen von Zielen mit einer OKR Vorlage ganz leicht. 

Wenn Sie Ihre OKR Vorlage in einem Projektmanagement-Tool erstellen, sind Ihre Ziele dort, wo Ihre Arbeit lebt. Sie gehen nicht in einem Tool verloren, das Sie nicht regelmäßig überprüfen. Stattdessen kann jedes Teammitglied Einblick auf die Team OKRs bekommen und sich darauf beziehen. Die in der OKR-Methode definierten Ziele sind direkt mit Ihrer Arbeit verknüpft, und jeder kann den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen. Außerdem können Sie Ihre OKR Vorlage, nachdem Sie sie einmal erstellt haben, immer wieder neu verwenden, wenn Ihr Team neue Ziele für das Quartal, das Halbjahr oder das Geschäftsjahr festlegen muss. 

Mit einer digitalen OKR Vorlage können Sie:

• Ihren Zielsetzungsprozess für das gesamte Team oder Unternehmen standardisieren.

• sicherstellen, dass Ziele nicht vergessen werden, indem Sie sie dort erstellen, wo die Arbeit lebt.

• mit Ihrem Team wichtige Informationen zu den Aufgaben teilen (z. B. verantwortliche Person, Zeitleiste und Status). 

• Ihre Ziele mit wichtigen Stakeholdern teilen. 

• Ihre Fortschritte in Richtung Vorhaben in Echtzeit darstellen. 

• Ziele ganz einfach aktualisieren, falls sich der Zeitplan oder die Priorität ändert. 

• wichtige Dokumente wie Google Sheets, Google Docs, Bilder oder Videos hinzufügen.

• jedes Quartal, Halbjahr oder Geschäftsjahr neue Ziele erstellen und schlussendlich messbare Ergebnisse liefern. 

Wie erstelle ich eine OKR Vorlage?

Wie der Name schon sagt, bestehen Ihre OKRs aus zwei wichtigen Teilen: den Zielen und den Schlüsselergebnissen bzw. wichtigen Ergebnissen. In Ihrer OKR Vorlage sollte Platz für beides sein – für die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, und für die messbaren Schlüsselergebnisse, mit denen Sie Ihre Fortschritte nachverfolgen. Und da jedes Ziel mehr als ein Schlüsselergebnis haben kann, sollten Sie die KRs in Ihrer OKR Vorlage verschachteln und direkt innerhalb der Ziele, auf die sie ausgerichtet sind, organisieren. Sie können zum Beispiel Abschnitte für jedes übergeordnete Ziel erstellen und dann in jeden Abschnitt individuelle Meilensteine von Schlüsselergebnissen eintragen.

Dann ist es wichtig, dass Sie den Status eines jeden Schlüsselergebnisses und Ihren Fortschritt schnell einsehen können. Am besten erreichen Sie das, indem Sie zwei benutzerdefinierte Tags hinzufügen: eines, das den Status nachverfolgt (z. B. „planmäßig“, „gefährdet“ oder „archiviert“), und eines, das den Abschluss in Prozent angibt. Fügen Sie schließlich noch ein weiteres benutzerdefiniertes Tag hinzu, um den Zeitrahmen anzugeben, in dem Sie das jeweilige Schlüsselergebnis erreichen möchten.

Wenn Sie Ihr Team noch weiter anleiten möchten, können Sie die jeweilige KR-Aufgabe in Ihrer OKR Vorlage öffnen und die Aufgabenbeschreibung mit Anweisungen ausfüllen. So folgt jedes Teammitglied derselben Struktur, wenn es darum geht, die Schlüsselergebnisse auszuwählen und zu beschreiben.

Eine digitale OKR Vorlage funktioniert für einzelne Teams bereits sehr gut, Sie können Ihren Zielsetzungsprozess jedoch noch weiter optimieren, indem Sie Asanas Ziele-Funktion nutzen. Hierbei handelt es sich um ein unternehmensweites Tool, mit dem Sie nicht nur auf Teamebene arbeiten, sondern das gesamte Unternehmen dabei unterstützen können, Ziele zu setzen, nachzuverfolgen und zu kommunizieren.

Integrierte Features

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

• Dropbox: Mit der im Aufgabenfenster von Asana integrierten Dropbox-Dateiauswahl können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

• OneDrive. Über die Dateiauswahl von Microsoft OneDrive, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist, lassen sich Dateien direkt an Asana-Aufgaben anhängen. Einfaches Anhängen von Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr.

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs